Учебный центр предоставляет образовательные услуги, которые параллельно может сопровождать реализацией сопутствующих обучению товаров – учебных пособий, развивающих игр, учебно-методической литературы, канцелярских товаров и пр. Автоматизация учебного процесса позволит также автоматизировать складской учет при ведении такой торговой деятельности, поскольку это запрограммировано в ней, по крайней мере, в той программе автоматизации, что представлена рынку образовательных услуг компанией «Универсальная Система Учета» и которая поддерживает автоматизированный учет всех видов деятельности учебного центра.

Программа автоматизации учета учебного центра состоит из трех учетных блоков – Справочники, Модули и Отчеты, согласно той последовательности процессов, за которые они отвечают. В блоке Справочники производится настройка бизнес-процессов, осуществляемых учебным центром в процессе своей деятельности с учащимися, преподавателями, поставщиками и внутреннего взаимодействия между сотрудниками, а также настройка калькуляции образовательных услуг, в том числе с затратами каких-либо учебных материалов, например, рабочих тетрадей, карточек и пр.

Калькуляция позволяет вести автоматический расчет при оформлении квитанции по всем предоставляемым услугам, а при оплате автоматически списывать со складского учета то количество товара, что было предоставлено учащимся в личное и безвозвратное пользование при оказании таких услуг. Это оптимизирует ведение складского учета и упрощает работу многих сотрудников.

Для этого требуется, в первую очередь, сформировать номенклатурный ряд из той продукции, которая подлежит в учебном центре реализации. Базу товаров можно постепенно формировать при каждом новом поступлении, добавляя новый ассортимент через специальную электронную форму регистрации – окно товара, через которое вводят наименование товарной позиции, поставщика, бренд, цену, штрихкод, если он имеется. При этом программа самостоятельно формирует собственную приходную накладную.

Следует отметить, что, благодаря автоматизации, учебный центр получает все документы, в том числе финансовые, в готовом виде, будучи автоматически подготовленными по запросу или в срок, заложенный программой. К таким документам относится полный и полноценный документооборот с контрагентами, все виды накладных, договоры на получение образовательных услуг, квитанции.

Если же товарных наименований слишком много, чтобы делать это вручную, можно ввести их в систему также автоматически, применив функцию импорта, благодаря которой объем сведений любого масштаба будет перенесен в доли секунд, например, из электронных накладных. Любой товар может быть оперативно найден в базе по тем параметрам, что были перечислены для окна товара.

Если реализуемая продукция не используется в образовательных услугах с последующим списанием, а продается отдельно, то система автоматизированного учета будет регистрировать все факты реализации через окно продаж. Окно продаж – аналогичная электронная форма, но имеющая уже иные требования к вводимой информации. Во-первых, она фиксирует продажу по всем ее участникам – покупателю, продавцу, товару и стоимости сделки. Здесь попробуем наглядно показать, как все данные в программе взаимно связаны, чтобы не быть утерянными при учете.

В разделе для покупателя указывают его ФИО, при этом вносят его не вручную, а выбирают в базе клиентов, где он обязательно должен быть, если посещает учебный центр. Продавца выбирают аналогично из списка сотрудников, который имеется в настроечном блоке, а из выпадающего списка выбирают соответствующие реквизиты компании. Далее наступает выбор реализуемой продукции – аналогично из номенклатурного ряда, если нет штрихкода. Если есть – информация отобразится автоматически. Далее указывают сумму, полученную от покупателя, и выдают автоматически рассчитанную сдачу. Как только в систему поступила информация об оплате указанной продукции, она будет тут же списана со склада.

Следует отметить, что использование учебным центром сканера штрихкода ускорит его работу в торговом «промысле» и повысит контроль над посещаемостью учащихся.